Para
llevar a cabo un evento de lanzamiento de nueva empresa o de un nuevo
servicio o producto no debemos ser expertos en mercadeo o en áreas
afines, solo debemos tener en consideración los pasos descritos aquí y
de seguro su evento será un éxito!
A
medida que vaya desarrollando cada uno de los pasos, les pondré de
ejemplo un evento que organizamos hace unas semanas con motivo del
lanzamiento de un proyecto familiar que desde hace unos meses veníamos
dándole forma.
Primer Paso: ¿Qué quiero hacer con mi empresa?
Lo
primero que debemos definir son los servicios que se van a ofrecer a
través de la empresa, los objetivos, misión y visión; así como los
elementos diferenciadores de compañías similares en el mercado.
Segundo Paso: Creación de la identidad corporativa
Nombre
de la compañía. Se debe seleccionar un nombre que sea atractivo, de
fácil recordación y que vaya acorde con los objetivos de la empresa.
Slogan.
Elaborar un slogan de la compañía consiste en una frase corta y
sencilla que transmita de forma rápida las bondades del producto o
servicio.
Tercer Paso: ¿Cuánto voy a invertir en el evento?
Uno
de los pasos más importantes es definir el presupuesto para el evento,
de tal manera se pueden prevenir gastos innecesarios y nos permite
trabajar organizadamente.
Cuarto Paso: Lista de invitados
Definir
los invitados es primordial. Contabilizar desde el inicio la cantidad
de potenciales clientes, relacionados, empresarios, profesionales,
autoridades que serán invitadas nos ayudará a tener una visión amplia
sobre la planificación de nuestro evento.
Es
importante tener en consideración si se tendrá la presencia de
invitados especiales, como al cuerpo diplomático y consular, autoridades
gubernamentales. Esta confirmación debe hacerse con antelación, ya que
dentro del programa del evento debe haber un momento para el saludo a
estas personalidades.
Para
el éxito de un evento es imprescindible llevar a cabo la labor de
confirmación a cada una de las personas que enviamos invitaciones, esto
será un termómetro de la asistencia que tendremos en el evento.
Quinto Paso ¿Dónde será el evento?Para
definir el lugar debemos inicialmente identificar el concepto del
evento y el propósito del mismo, la hora del evento y su duración;
tener ideas sobre la decoración, la cantidad de invitados; de igual
manera debemos decidir si los invitados se mantendrán de pie o se
proveerán asientos. De igual manera, al momento de seleccionar un lugar
debemos tomar en consideración:
• Facilidades para alimentos y bebidas
• Cristalería
• Facilidades eléctricas
• Camareros
• Costo del descorche en caso de proveerles las bebidas al hotel
• Posibilidad de llevar bares de patrocinadores (en caso de ser necesario)
• Disponibilidad de sillas, mesas, sonido, tarima.
• Parqueos
• Valet Parking
Sexto Paso ¿Debo seleccionar un menú de alimentos y bebidas?
El
brindis es muy importante al momento de planificar un evento. Existen
una gran variedad de suplidores que nos pueden dar un buen servicio en
este sentido. Generalmente los hoteles y restaurantes no cobran por el
alquiler del salón, pero los alimentos deben ser ordenados dentro de las
opciones de menú que ofrecen, desde tradicionales hasta sofisticados.
Seleccionar 5 o 6 opciones de alimentos son suficientes para un evento.
Las bebidas también dependerán del presupuesto del evento.
Séptimo Paso ¿Cómo invito a mis relacionados?
"La
primera impresión es la que cuenta". Definitivamente las invitaciones
le darán a los invitados una idea del tipo de evento, es por esto que la
mismas deben ser seleccionadas cuidadosamente y ser diseñadas de
acuerdo al propósito del evento. Al momento de personalizar las
invitaciones siempre me ha parecido elegante utilizar un pendolismo con
tinta negra o gris, dependiendo del tipo de invitación. El uso de labels
debe ser para invitaciones informales, en caso de que resulte
complicado imprimir los sobres directamente.
En
las invitaciones se debe colocar un numero de teléfono con las siglas
RSVP, las cuales significan répondez s'il vous plaît en francés, para
que los invitados tengan la posibilidad de llamar para confirmar su
presencia o para excusarse en caso de no poder presentarse.
Octavo Paso ¿Qué tan importante es la decoración?
A
través de la ambientación que se logre en el establecimiento
seleccionado, los invitados podrán transportarse al servicio que se
ofrecerá en la nueva empresa. Una vez definido el lugar, se deben
seleccionar los suplidores para el montaje y la decoración. Una reunión
inicial debe ser con el suplidor seleccionado para la decoración donde
se le explique cuál es el objetivo del evento, el tipo de invitados que
serán parte del evento, el lugar seleccionado, y el presupuesto
establecido. En la reunión con los suplidores deben tomar en cuenta:
• Lugar seleccionado
• Colores a utilizar
• Proveer el logo de la empresa o del producto
• Cantidad de invitados
• Tipo de invitados
• Si el evento será de pie o sentado
• Definir la escenografía
• Iluminación
• El uso de hostess o anfitrionas
• Programa del evento (definir si se utilizará presentaciones como apoyo)
• Uso de audiovisuales (micrófonos, pantallas, sonido)
• Musica en vivo o DJ
• Uso de salas tipo lounge y/o mesas de apoyo; mesas de dulces
• El tipo de alimentos a ofrecer (definir si habrán mesa de buffet)
• Material promocional o POP a distribuir
Los
decoradores deben estar claro sobre el Presupuesto a invertir en el
evento, de esta manera se trabaja de una manera más sistematizada y se
puede optimizar el mismo.
Noveno paso: Plasmar el momento
Fotógrafo
y video: la contratación de ambos servicios es esencial tanto para el
historial de la empresa como para los servicios de relaciones públicas
post evento.
Décimo paso: Dar a conocer el evento
Prensa. Una
de las razones más poderosas para un acto de lanzamiento ,
independientemente de acercar lazos con relacionados y profesionales, es
dar a conocer los servicios a los medios de comunicación. Es por esto,
que las invitaciones a la prensa deben ser planificadas con un tiempo
prudente de antelación. Hacer una lista de los medios de comunicación
que nos interesa invitar, tanto de televisión, periódicos, revistas
sociales, revistas especializadas, programas radiales, líderes de
opinión, medios digitales, hasta bloggeros y twitteros.
Las
invitaciones deben ser enviadas por lo menos con diez dias de
antelación a la prensa, y hacer confirmaciones tres días antes y el
recordatorio de asistencia de los medios el día antes.
Se
debe tener a mano la invitación digital, en caso que algún medio no
haya recibido la misma fisicamente, se remite digital a su correo
electrónico.
Muchos eventos son colocados en las Agendas del Dia de
los periódicos, en caso de interesarnos debemos enviar la información
del evento a la persona encargada de la Agenda del Dia de cada medio el
dia antes.
La
redacción de la nota de prensa es imprescindible ya que todos los
reporteros solicitarán la misma una vez lleguen al evento, debe haber
una persona que se encargue de recibir a los medios de comunicación, de
hacerle entrega de la nota, de gestionar cualquier entrevista que sea
necesaria y de ayudar a los reporteros a identificar los ejecutivos
principales del evento.
Es
necesario que la persona encargada de los medios de comunicación lleve
una relación de los reporteros asistentes, con su teléfono, correo y al
medio a que pertenecen. Es una forma de darle seguimiento a la
publicación del evento.
Monitoreo. Se
debe tener en consideración que se debe monitorear todas las
publicaciones que salen en los medios de comunicación, información que
servirá como base para la historia de la compañía. Existen compañías
que se dedican a este servicio, de todos los medios de comunicación.
- Maestría de ceremonia.
La labor de la maestría de ceremonias muchas veces no se tiene
contemplado hasta último momento y siempre es bueno tenerlo definido con
un tiempo prudente de antelación. La persona seleccionada para ser
maestra de ceremonias de un evento, debe ir con el perfil de la empresa o
del producto: de aspecto juvenil, o adulto y más formal, o más bien
juvenil y divertido. Los responsables del evento deben de reunirse la
persona seleccionada por lo menos con 15 días de antelación para
presentarle el programa diseñado y de esta manera la o el maestro de
ceremonias tiene tiempo suficiente para prepararse e investigar, en caso
que sea necesario.
- Programa del evento.
Generalmente los eventos de lanzamiento tradicionales tienen una
duración de dos horas, es por esto que el programa debe ser corto y
atractivo, donde las palabras centrales sea precisas y que describan los
servicios o productos a presentar. Los videos hacen más dinámicas las
presentaciones.
- Presentación y Pagina web.
Durante los eventos de lanzamiento, que se presentan nuevos productos o
servicios, los organizadores se apoyan en presentaciones dinámicas que
describen los servicios, asi como la pagina web y las cuentas de las
redes sociales. El diseño de la presentación del evento y de la pagina
web debe ir en consonancia con la imagen corporativa de la empresa.
Este tipo de recursos le da movimiento al salón donde se lleva a cabo el evento.
-Guión del evento:
la organización del evento dependerá de la coordinación que logremos
entre todos nuestros suplidores y colaboradores. Para lograr tal
sincronización es necesario hacer un guión donde se describan resaltando
la hora de cada uno de los pasos que tendrán lugar el día del evento,
junto al responsable. Se debe llevar a cabo una reunión con todos los
involucrados con la finalidad de repasar el guión en caso de que existan
inquietudes.
-Parqueos:
es necesario estar conscientes de la disponibilidad de parqueos que
existen en el lugar donde llevaremos a cabo el evento. En los hoteles y
mayoría de restaurantes existen Valet Parking, pero es importante
conocer las facilidades en este sentido y estar preparados para
cualquier eventualidad.
Otros aspectos que debemos tener pendiente a la hora de preparar un lanzamiento son las posibilidades de lluvia, si tenemos la posibilidad de tener sombrillas si es necesario, línea de recibo con los anfitriones del evento, el uso de las redes sociales antes, durante y después del evento; el uso y entrenamiento de anfitrionas para el recibimiento de los invitados; material promocional que se distribuirá entre los invitados.
Aparte del grave problema del bullying,
nos encontramos con el legado de los tweets y publicaciones que algunos
jóvenes escriben en sus muros. Estos usuarios no son del todo
conscientes del resultado que esto puede tener a medio-largo plazo. Por
poner un ejemplo, las empresas tienen cada vez más en cuenta la huella digital
de una persona para decidir si contratarla o elegir a otro candidato.
Esa estela de publicaciones con insultos, fotografías comprometedoras o
contenido obsceno puede, en cierto grado, cambiar el trascurso de su
vida.
